Frais professionnels déductibles en Belgique
Quels frais pouvez-vous passer en charges en tant qu’indépendant ou dirigeant de société ?
Introduction
En tant que comptable spécialisé dans l’accompagnement des indépendants et PME, je constate que beaucoup d’entre vous se posent la même question : “qu’est-ce que je peux déduire en frais ?”. Voici une réponse claire, adaptée à la réalité 2025
📌 Qu’est-ce qu’un frais professionnel déductible ?
Un frais professionnel est une dépense engagée dans le cadre de votre activité et qui répond à ces 4 critères :
- Lien direct avec l’exercice professionnel
- Réellement engagé durant l’année fiscale
- Justifiable (facture, ticket, contrat…)
- Raisonnable et proportionné
💡 Astuce : vous pouvez opter pour les frais forfaitaires ou déclarer vos frais réels si ceux-ci sont plus avantageux.
🏠 1. Loyer et bureau à domicile
Indépendant personne physique :
- Déduction partielle du loyer, charges, internet, chauffage, proportionnel à la surface utilisée.
- Exemple : 20 m² sur 100 m² = 20 % des frais déductibles.
⚠️ Attention importante : si vous êtes locataire, le fait de déduire une partie du loyer dans vos frais professionnels modifie la fiscalité du propriétaire.
En effet, l’administration fiscale peut requalifier le loyer reçu en revenu locatif réel (et non cadastral), ce qui augmente fortement l’impôt dû par le propriétaire.
SRL :
- La société peut verser un loyer au dirigeant via un contrat écrit.
- Ce loyer est une charge pour la société mais un revenu immobilier pour vous (déclaration personnelle obligatoire).
Un client coiffeur à domicile pensait pouvoir déduire l’intégralité de son loyer. Après analyse, on a déterminé que 30 % étaient justifiables ce qui a permis une optimisation sans risquer un redressement.
🚗 2. Frais de véhicule et déplacements professionnels
Ce que vous pouvez déduire :
- Carburant, assurance, leasing, réparations, entretien
- Indemnité kilométrique (0,4269 €/km pour véhicule personnel en 2025)
Déduction fiscale :
- Variable selon le type de véhicule et ses émissions CO₂
- ⚠️ Dès 2026, seuls les véhicules zéro émission resteront 100 % déductibles
📉 Attention : les voitures thermiques deviennent fiscalement désavantageuses. Pensez à anticiper un changement de véhicule.
📱 3. Téléphone, internet et abonnements
- Frais 100 % déductibles si usage exclusivement professionnel
- Sinon, appliquez un prorata usage pro/privé (souvent 75/25)
Exemple : abonnement GSM + internet = 75 €/mois → 75 % déductibles = 56,25 €/mois
💻 4. Matériel informatique & logiciels
Déductibles à 100 % si exclusivement utilisés pour votre activité :
- Ordinateur, imprimante, écran, routeur, tablette
- Logiciels de facturation, bureautique, CRM, cloud
🧾 Généralement amortis sur 3 ans (soit 33 % par an)
🍽️ 5. Repas, restaurants, cadeaux d’affaires
| Dépense | Déductibilité fiscale |
|---|---|
| Restaurant avec client | 69 % |
| Repas seul en déplacement | 100 % si mission hors siège |
| Boissons alcoolisées | Non |
| Cadeaux clients (≤ 50 €) | 50 % |
✍️ Notez systématiquement le nom du client et l’objet du repas sur la note.
👕 6. Vêtements professionnels
Déductibles uniquement si :
- Spécifiques à l’activité (ex. blouse médicale, équipements de sécurité)
- Marqués au nom de l’entreprise (logo…)
Non déductibles :
- Costumes, tailleurs, tenues classiques (même si utilisées uniquement au travail)
🎓 7. Formations, coaching et séminaires
- Formations agréées, coaching pro, séminaires professionnels : 100 % déductibles
- Frais de déplacement et logement associés également déductibles (avec justificatifs)
✈️ 8. Déplacements et missions professionnelles
- Transport (train, avion, taxi)
- Hôtel
- Forfait journalier possible (selon réglementation ONSS si salarié)
⚠️ Les frais doivent être documentés (justificatifs obligatoires) et liés à une mission réelle.
🧾 9. Autres frais fréquemment acceptés
- Cotisations sociales (personne physique)
- Honoraires d’expert-comptable
- Frais bancaires du compte professionnel
- Publicité, site internet, cartes de visite
- Assurances professionnelles (PCLI, RC…)
❌ Dépenses non déductibles
- Amendes, sanctions fiscales
- Achats à usage privé
- Frais non justifiés
- Certains abonnements personnels (Netflix, Spotify…)
Attention, on voit encore trop souvent des frais non justifiables qui posent problème en cas de contrôle
📊 Tableau récapitulatif 2025
| Catégorie de frais | Déductibilité 2025 |
|---|---|
| Loyer pro ou partiel | 100 % / prorata |
| Véhicule (selon CO₂) | 50 à 100 % (attention 2026) |
| Téléphone / Internet | Jusqu’à 100 % |
| Matériel informatique | Amortissement sur 3 ans |
| Restaurants pro | 69 % |
| Cadeaux clients | 50 % |
| Vêtements spécifiques | Oui |
| Formations | 100 % |
| Déplacements pro | Oui (selon preuve) |
🤔 Forfait ou frais réels : que choisir ?
| Statut | Frais forfaitaires 2025 |
|---|---|
| Travailleur salarié | 30 % (max. 5.750 €) |
| Dirigeant d’entreprise | 3 % (max. 3.030 €) |
| Conjoint aidant | 5 % (max. 5.050 €) |
Si vos frais réels dépassent ces montants, optez pour la déclaration au réel !
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