Indépendant·e / PME (Belgique) : pièces comptables à fournir + contrôle par relevés bancaires
La checklist claire de ce qu’il faut envoyer à votre comptable — et la méthode “relevés bancaires” pour s’assurer qu’aucune facture ne manque. Bonus : les règles d’or (pas de privé sur le compte pro, pas de frais “créatifs” — non, le chat ne passe pas).
Ce que vous devez transmettre
Idéalement chaque mois (ou au trimestre si régime trimestriel TVA).
| Catégorie | Exemples | Format conseillé | Où récupérer ? | Fréquence |
|---|---|---|---|---|
| Ventes | Factures, notes de crédit, e-commerce, POS | PDF + UBL/PEPPOL si dispo (nommage AAAA-MM-JJ_CLIENT_n°) |
Logiciel de facturation / boutique | Mensuelle |
| Achats | Fournisseurs, SaaS, carburant, télécom | PDF lisible (éviter photos floues) | E-mails / portails fournisseurs | Mensuelle |
| Banque | Relevés, preuves de paiement, CSV | PDF + CSV | eBanking / app | Mensuelle |
| Notes de frais | Déplacements, parkings, péages, petits achats | Tableau + justificatifs PDF | App reçus / dossier partagé | Mensuelle |
| Salaires | Fiches, ONSS, documents secrétariat social | Secrétariat social | Mensuelle | |
| Immobilisations | Matériel, véhicules (achat/vente) | Facture + contrat + plan de paiement | Fournisseur / banque | À l’événement |
| Financements | Contrats de prêt, tableaux d’amortissement | Banque / organisme | Événement + annuel |
Astuce nommage : AAAA-MM-JJ_Type_Fournisseur_Montant (ex. 2025-08-12_Achat_Total_68,40.pdf).
Méthode “relevés” en 5 étapes
- Exportez le relevé du mois en
CSVouPDF. - Survolez les paiements vers fournisseurs & abonnements.
- Reliez chaque ligne à une facture présente dans le dossier.
- Listez les manquants et demandez les duplicatas.
- Transmettez les pièces + la liste “À récupérer” à votre comptable.
Objectif : 0 facture manquante ⇒ TVA sécurisée, clôtures plus rapides.
Mini-tableau de contrôle (exemple)
| Date | Fournisseur | Montant | Facture présente | Action |
|---|---|---|---|---|
| 05/08 | Orange | 49,00 | ✓ | |
| 07/08 | Adobe | 23,99 | ✗ | Demander duplicata |
| 12/08 | TotalEnergies | 68,40 | ✓ |
Règle d’or n°1
Pas de dépenses privées sur le compte pro.
- Compte pro = transactions professionnelles uniquement.
- Erreur ? Informez le comptable ⇒ prélèvement privé ou remboursement immédiat.
Règle d’or n°2
Chaque paiement fournisseur doit avoir sa facture.
- Abonnements et carburant compris.
- Atteignez 100% de complétude via la méthode “relevés”.
Règle d’or n°3
Pas de frais “fantaisistes”.
- Un frais = lien direct avec l’activité + justificatif probant.
- Exemples NON déductibles : le chat, cadeaux personnels, dépenses sans preuve.
FAQ rapide
Puis-je payer des dépenses privées avec mon compte pro ?
Je n’ai pas reçu la facture d’un abonnement
Un achat “borderline”, ça passe ?
Besoin d’un flux 100% automatisé (UBL/PEPPOL, tri, checklist partagée) ?
On met en place le système, vous gardez l’esprit libre.
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La checklist claire de ce qu’il faut envoyer à votre comptable — et la méthode “relevés bancaires” pour s’assurer qu’aucune facture ne manque. Bonus : les règles d’or (pas de privé sur le compte pro, pas de frais “créatifs” — non, le chat ne passe pas).
Ce que vous devez transmettre
Idéalement chaque mois (ou au trimestre si régime trimestriel TVA).
| Catégorie | Exemples | Format conseillé | Où récupérer ? | Fréquence |
|---|---|---|---|---|
| Ventes | Factures, notes de crédit, e-commerce, POS | PDF + UBL/PEPPOL si dispo (nommage AAAA-MM-JJ_CLIENT_n°) |
Logiciel de facturation / boutique | Mensuelle |
| Achats | Fournisseurs, SaaS, carburant, télécom | PDF lisible (éviter photos floues) | E-mails / portails fournisseurs | Mensuelle |
| Banque | Relevés, preuves de paiement, CSV | PDF + CSV | eBanking / app | Mensuelle |
| Notes de frais | Déplacements, parkings, péages, petits achats | Tableau + justificatifs PDF | App reçus / dossier partagé | Mensuelle |
| Salaires | Fiches, ONSS, documents secrétariat social | Secrétariat social | Mensuelle | |
| Immobilisations | Matériel, véhicules (achat/vente) | Facture + contrat + plan de paiement | Fournisseur / banque | À l’événement |
| Financements | Contrats de prêt, tableaux d’amortissement | Banque / organisme | Événement + annuel |
Astuce nommage : AAAA-MM-JJ_Type_Fournisseur_Montant (ex. 2025-08-12_Achat_Total_68,40.pdf).
Méthode “relevés” en 5 étapes
- Exportez le relevé du mois en
CSVouPDF. - Survolez les paiements vers fournisseurs & abonnements.
- Reliez chaque ligne à une facture présente dans le dossier.
- Listez les manquants et demandez les duplicatas.
- Transmettez les pièces + la liste “À récupérer” à votre comptable.
Objectif : 0 facture manquante ⇒ TVA sécurisée, clôtures plus rapides.
Mini-tableau de contrôle (exemple)
| Date | Fournisseur | Montant | Facture présente | Action |
|---|---|---|---|---|
| 05/08 | Orange | 49,00 | ✓ | |
| 07/08 | Adobe | 23,99 | ✗ | Demander duplicata |
| 12/08 | TotalEnergies | 68,40 | ✓ |
Règle d’or n°1
Pas de dépenses privées sur le compte pro.
- Compte pro = transactions professionnelles uniquement.
- Erreur ? Informez le comptable ⇒ prélèvement privé ou remboursement immédiat.
Règle d’or n°2
Chaque paiement fournisseur doit avoir sa facture.
- Abonnements et carburant compris.
- Atteignez 100% de complétude via la méthode “relevés”.
Règle d’or n°3
Pas de frais “fantaisistes”.
- Un frais = lien direct avec l’activité + justificatif probant.
- Exemples NON déductibles : le chat, cadeaux personnels, dépenses sans preuve.
FAQ rapide
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